Ile pobierać przedpłaty za wizytę w gabinecie i kiedy ją zwracać

Ile pobierać przedpłaty

Nie ma jednej stawki, ale praktyka jest powtarzalna. Przy wizytach do 200 zł wielu specjalistów pobiera całość albo połowę, bo kwota jest niska, a nieobecność boli. Przy zabiegach za kilkaset złotych zwykle wystarcza 30 procent. Przy długich, drogich sesjach, jak terapia czy zabieg estetyczny, pobiera się stały zadatek, na przykład 100 zł.

Zasada jest prosta. Kwota ma być na tyle wysoka, żeby pacjent traktował rezerwację poważnie, i na tyle niska, żeby nie odstraszała. Zacznij od 30 procent i po miesiącu porównaj liczbę nieobecności z poprzednim okresem.

Zadatek czy zaliczka

W języku potocznym oba słowa znaczą to samo, ale prawnie to różne rzeczy. Zadatek zgodnie z Kodeksem cywilnym zostaje u Ciebie, gdy klient nie przyjdzie, a gdy to Ty odwołasz wizytę, zwracasz go w podwójnej wysokości. Zaliczka to wpłata na poczet ceny, którą co do zasady zwracasz, gdy usługa nie dojdzie do skutku.

W gabinecie najbezpieczniejsze jest opisanie w regulaminie, co dokładnie pacjent wpłaca. Wiele gabinetów wybiera model prostszy: przedpłata z zasadą zwrotu do określonej godziny przed wizytą. Szczegóły sformułowań warto skonsultować z prawnikiem, a o różnicach między zadatkiem a zaliczką można poczytać na blogu prawniczym.

Kiedy zwracać przedpłatę

Najprostsza reguła to pełny zwrot przy odwołaniu co najmniej 24 godziny przed wizytą i brak zwrotu później. Dzięki temu pacjent ma czas, żeby się wycofać, a Ty masz czas, żeby zaproponować termin komuś z listy oczekujących.

Wyjątki ustal z góry: choroba potwierdzona, awaria po Twojej stronie, odwołanie wizyty przez gabinet. W takich sytuacjach zwracasz całość albo przenosisz wpłatę na nowy termin. Im mniej decyzji podejmujesz ad hoc, tym mniej sporów.

Co napisać w zasadach rezerwacji

Pacjent musi zobaczyć zasady, zanim zapłaci, a nie po. Wystarczą cztery zdania: ile wpłaca, na co ta kwota jest zaliczana, do kiedy może odwołać wizytę z pełnym zwrotem i co się dzieje przy spóźnieniu. Link do pełnego regulaminu dodaj pod przyciskiem płatności.

Warto też wysłać potwierdzenie e-mailem z zasadami i linkiem do zmiany terminu. Pacjent, który przesuwa wizytę sam, nie dzwoni do recepcji, a termin wraca do kalendarza.

Czy przedpłata odstrasza pacjentów

Część właścicieli gabinetów obawia się, że zadatek zmniejszy liczbę rezerwacji. W praktyce najczęściej odpada garstka osób, które i tak by nie przyszły. Pacjenci poważnie traktujący wizytę rzadko mają z tym problem, zwłaszcza gdy płatność trwa kilka sekund i odbywa się z telefonu.

Jeśli się obawiasz, wprowadź przedpłatę tylko dla nowych pacjentów, dla dłuższych usług albo dla popołudniowych godzin, które znikają najszybciej. Stałych pacjentów możesz zostawić bez wpłaty.

Jak wdrożyć przedpłatę bez księgowania ręcznego

Ręczne przelewy na konto i sprawdzanie wpłat przed wizytą zabierają więcej czasu, niż odzyskujesz. Lepsze jest rozwiązanie, w którym pacjent płaci przy rezerwacji, termin potwierdza się dopiero po wpłacie, a odwołanie w terminie zwalnia termin i oddaje wpłatę zgodnie z zasadami.

W EWizyty przedpłatę ustawiasz osobno dla każdej usługi: procent zadatku, do kiedy pacjent może odwołać wizytę bezpłatnie, a zasady są widoczne przed płatnością. Wszystko jest w planie Specjalista za 199 zł netto miesięcznie. Szczegóły znajdziesz na stronie o przedpłatach za wizyty, a o kosztach całego systemu w artykule ile kosztuje system rezerwacji wizyt.

Przedpłata razem z przypomnieniami

Samo pobranie zadatku nie rozwiązuje problemu w całości. Najlepszy efekt daje połączenie trzech elementów: przedpłaty, dwóch przypomnień SMS (na dobę i na dwie godziny przed wizytą) oraz listy rezerwowej, która wypełnia zwolnione terminy. Jedna wizyta odzyskana w miesiącu to zwykle 150 do 250 zł, więc zwraca się całkowity koszt systemu.

Jeśli chcesz zobaczyć, jak to wygląda po stronie pacjenta, przejdź do kalendarza rezerwacji online i przetestuj rezerwację w demo.

Najczęstsze pytania