Jak wybrać system rezerwacji wizyt dla gabinetu w 8 pytaniach

1. Ile naprawdę zapłacę za miesiąc

Cena z pierwszej strony cennika dotyczy zwykle jednego użytkownika bez dodatków. Poproś o wyliczenie dla swojej liczby specjalistów, wizyt i SMS-ów. Zapytaj o prowizje od nowych pacjentów, od płatności online i od kart podarunkowych. Szczegółowe rozpiski znajdziesz w artykule ile kosztuje system rezerwacji wizyt online.

Dobra odpowiedź to jedna kwota netto i lista tego, co nie jest w niej zawarte, z cenami. Zła to „zależy od wolumenu” bez widełek.

2. Czy pacjent zarezerwuje termin bez konta i aplikacji

Każdy dodatkowy krok, czyli instalacja, rejestracja albo potwierdzenie konta, odsiewa część pacjentów. Sprawdź rezerwację sam na telefonie: od wejścia w link do potwierdzenia powinno zająć mniej niż minutę. Pacjent podaje imię, telefon i e-mail i tyle.

Zapytaj też o widżet na Twoją stronę WWW i o stały link do profili w mediach, bo to z nich przyjdzie większość rezerwacji.

3. Czy jest przedpłata i jak się rozlicza

Zadatek przy rezerwacji to najskuteczniejszy sposób na nieobecności. Zapytaj, kto pobiera pieniądze, kiedy trafiają na Twoje konto, jaka jest prowizja operatora płatności i co się dzieje przy odwołaniu wizyty w terminie. Dobry system pozwala ustawić kwotę osobno dla usługi i zwrot automatyczny do wskazanej godziny. Więcej o samym mechanizmie piszemy w opisie przedpłat za wizyty.

4. Jakie przypomnienia i czy SMS są w cenie

Przypomnienie dzień przed wizytą i kilka godzin przed nią to standard. Sprawdź, czy SMS-y są w abonamencie, czy płacisz za sztukę. Gabinet ze 100 wizytami w miesiącu wysyła około 200 SMS-ów, więc kilkanaście groszy za sztukę to kolejne kilkadziesiąt złotych. Zobacz, jak działają przypomnienia SMS.

5. Czy obsługuje wizyty online

Jeśli prowadzisz konsultacje wideo, potrzebujesz pokoju w przeglądarce, który pacjent otwiera z linku, bez zewnętrznego komunikatora i bez instalacji. Zapytaj, czy wideo jest w każdym planie, czy to osobny dodatek. Wiele gabinetów łączy rezerwację, zadatek i link do spotkania w jednym potwierdzeniu, jak w e-wizycie wideo.

6. Jak wygląda ochrona danych

Gabinet przetwarza dane osobowe pacjentów, więc dostawca powinien podpisać umowę powierzenia przetwarzania danych (RODO) i wskazać, gdzie dane są przechowywane. Poproś o wzór umowy przed zakupem, nie po. Zapytaj też, kto ma dostęp do kalendarza i czy da się nadać uprawnienia recepcji oddzielnie od specjalistów.

7. Czy da się przenieść grafik i wyjść z umowy

Zapytaj o import z kalendarza iCal i o eksport danych. Sprawdź okres wypowiedzenia, minimalny okres umowy i to, czy za wyjście płacisz. Dobra praktyka to plan miesięczny bez zobowiązań i rabat przy płatności rocznej, żebyś mógł przetestować system na prawdziwych pacjentach.

8. Czy to system rezerwacji, czy program z dokumentacją

To dwie różne rzeczy. System rezerwacji zbiera terminy, zadatki i przypomnienia. Program gabinetowy prowadzi dokumentację medyczną, e-recepty i zwolnienia. Wiele gabinetów używa obu, bo system rezerwacji jest tańszy i prostszy dla pacjenta. Nie płać za moduły dokumentacji, jeśli ich nie potrzebujesz, i odwrotnie.

Przy wizytach prywatnych dochodzi jeszcze wystawianie faktur, a przy e-fakturach przyda się program do fakturowania z KSeF dopasowany do małej firmy.

Szybki test przed decyzją

Wybierz dwa lub trzy systemy, ustaw w każdym ten sam grafik i przejdź rezerwację jak pacjent. Policz całkowity miesięczny koszt dla swojej liczby wizyt. Wybierz ten, w którym pacjent ma najmniej kroków i który nie dolicza opłat od pacjenta. W EWizyty możesz zrobić to w demo na stronie głównej, a plan Specjalista kosztuje 199 zł netto miesięcznie, bez prowizji.

Najczęstsze pytania